Eisenhower-matrix

Eisenhower-matrix

De Eisenhower-matrix bestaat uit vier kwadranten:

-belangrijk en urgent (of dringend)
-belangrijk en niet urgent
-niet belangrijk maar urgent
-niet belangrijk en niet urgent

Vaak lijkt het dat een taak of to-do bij voorkeur meteen uitgevoerd moet worden, maar niets is minder waar.  Door te overwegen binnen welk van deze kwadranten je taak of to-do past, is het gemakkelijker om prioriteiten te stellen.

Een taak in het kwadrant belangrijk-urgent moet bij voorkeur zo snel mogelijk uitgevoerd worden.  Het is niet mogelijk om de taak te schrappen, te verschuiven naar een later tijdstip of te delegeren.  Jij rondt hem bijgevolg vandaag nog af om (verdere) problemen te vermijden.

Een taak in het kwadrant belangrijk-niet urgent verschuift naar je agenda.  Het is een taak die weliswaar door jou uitgevoerd moeten worden, maar zonder dringend karakter.  Voer je zulke taken meteen uit, dan gaat dat mogelijk ten koste van belangrijke taken die wel dringend zijn.  Je gaat met andere woorden dus plannen en organiseren.  Je plant de opdracht in op één van de volgende dagen of weken, althans op een rustig(er) moment, zodat je voorbereid en in volle focus je to do’s tot een goed einde kan brengen.

Opgelet:

Plannen is een afspraak met jezelf én je omgeving om taken in volgorde van prioriteit uit te voeren.  Houd je je niet aan je planning, dan heeft dat in eerste instantie een (negatieve) invloed op jou maar ongetwijfeld ook op de mensen rondom je.

Een taak in het kwadrant niet belangrijk-urgent heeft een dringend karakter, maar dient niet specifiek door jou uitgevoerd te worden. Je kan jezelf immers niet in tweeën splitsen.  Soms dien je keuzes te maken.  De opdracht wordt in dit geval dus overgedragen (gedelegeerd) aan een ander -een collega bijvoorbeeld- die wel de mogelijkheid en dus ook de tijd heeft om de opdracht meteen of zo snel mogelijk uit te voeren.

Dit lijkt ogenschijnlijk gemakkelijk, maar is voor velen best moeilijk.  ‘Nee’ zeggen of iets uitbesteden is vaak een drempel.  Door goed uit te leggen dat je krap zit met tijd en | of energie, creëer je echter wel wederzijds begrip.  Het draagt bovendien bij aan een overlegcultuur met minder stress | burn-out als gevolg.

In het laatste kwadrant staan niet-dringende taken die niet direct tot iemands verantwoordelijkheid behoren.  De praktijk leert ons dat het vaak om overbodige taken gaat die niet meteen iets of überhaupt niets bijdragen aan ons uiteindelijke doel.  In de meeste gevallen lossen problemen in dit kwadrant zichzelf dan ook op.

Voor wie is deze positieve interventiekaart?

Voor jezelf
Voor iedereen met uitstelgedrag
Voor alle leidinggevenden om prioriteiten te kunnen bepalen
Voor werknemers of ondernemers die heropstarten na een burn-out
Voor leerlingen en studenten die willen leren plannen
Voor hulpverleners die studenten of volwassenen begeleiden in hun studie- of loopbaan